Ejemplo de resultado
Constructor de Mensajeria Automatizada para Restaurantes
El dueño pidió esto:«Contestamos lo mismo todo el día por WhatsApp: horarios, si el domicilio llega a tal barrio y si hay mesa. Son dos sedes y solo tengo WhatsApp Business, no tengo con qué automatizar nada más.»
① El inventario contado, cuatro semanas
No se preguntó qué preguntan: se leyó el historial. Entre el 21 de julio y el 17 de agosto entraron 709 mensajes por WhatsApp e Instagram sumando las dos sedes, y se agruparon por pregunta en palabras del cliente.
| Pregunta en palabras del cliente | Veces en 4 semanas | Canal | ¿Cambia hoy? | Decisión |
|---|---|---|---|---|
| «¿A qué hora abren?» | 168 | No | Automático | |
| «¿Llegan a mi barrio?» | 131 | La zona no, el turno sí | Mixto | |
| «¿Tienen mesa para 6 a las 8?» | 96 | Sí | A persona | |
| «Mándeme la carta» / «¿cuánto vale la bandeja?» | 88 | Instagram y WhatsApp | No | Automático |
| «¿Dónde quedan? ¿Hay parqueadero?» | 74 | No | Automático | |
| «¿Me atienden 20 personas el sábado?» | 41 | La capacidad no, la fecha sí | Mixto | |
| «¿Todavía queda sancocho?» | 37 | Sí | A persona | |
| «¿Reciben transferencia?» | 29 | No | Automático | |
| 45 preguntas distintas, una vez cada una | 45 | Ambos | — | Fuera |
Ocho preguntas se llevan 664 de los 709 mensajes, el 94%. Las otras 45 son 45 preguntas diferentes que aparecieron una sola vez: ninguna se automatiza, porque automatizar lo que pasa una vez es exactamente el trabajo que nadie mantiene y el que dentro de seis meses estará diciendo algo falso.
De esas 664: 359 se contestan enteras sin saber nada del día de hoy (54%), 133 no se pueden contestar solas nunca —mesa y plato disponible— y 172 son mixtas, donde el automático entrega la mitad fija y anuncia la que falta. Sumando lo fijo y la mitad fija de las mixtas, el primer mensaje resuelve o adelanta 531 de 664 conversaciones, el 80%, sin que nadie del equipo toque el teléfono. Cifras ilustrativas, levantadas del historial que usted entregó.
SUPUESTO: no hay dato propio de cuántos mensajes recibe un restaurante de este tamaño al mes, así que se usan las 709 conversaciones contadas en las 4 semanas de SU historial y no un promedio de sector. Si el volumen real fuera el doble, el plazo prometido del mediodía deja de sostenerse con las manos que hay y hay que poner a alguien más detrás del teléfono antes de encender el segundo mensaje.
② La frontera y el plazo real
Aquí se decide qué sale solo y qué no, y la regla es una: si la respuesta cambia según el día, no la escribe una máquina.
| Pregunta | Lo que sale solo | Lo que el automático NO dice | Quién contesta el resto | Plazo prometido |
|---|---|---|---|---|
| Domicilio a un barrio | La lista de los barrios que cubre el domicilio propio, el mínimo de pedido y el tiempo normal de entrega | Si hoy hay domiciliario libre para esa dirección a esa hora | Caja de la sede que cubre la zona | 20 min fuera del almuerzo · después de las 2:30 p.m. en el almuerzo de martes a viernes |
| Mesa para hoy | Que se reciben grupos hasta de 8 sin reserva y que el salón se llena de 12:30 a 1:30 | Si hay mesa a esa hora | Jefe de salón de esa sede | 20 min fuera del almuerzo · 2:30 p.m. si escribió entre 12:00 y 2:30 |
| Si queda un plato | Que la Bandeja de la casa, el Sancocho de tres carnes y la Trucha al ajillo están todos los días hasta agotar | Si a esta hora queda | Cocina, por el jefe de salón | 20 min · después de las 8:30 p.m. no se promete: se dice que se confirma mañana a las 11 |
| Grupo de 20 el sábado | Capacidad por sede, rango de 28.000 a 72.000 COP por persona y que se aparta con anticipo | Si el sábado está libre | Administración | Mismo día si escribe antes de las 5 p.m.; si no, antes de las 11 a.m. del día siguiente |
El plazo se rompe justo cuando más mensajes entran. De 12:00 a 2:30 de martes a viernes y el domingo al mediodía, las 18 personas de operación están sirviendo y nadie mira el teléfono: prometer cinco minutos ahí es una mentira que el cliente puede medir con el reloj. Por eso el automático de esa franja dice la verdad —«le contestamos después de las 2:30»— y el de las cuatro de la tarde promete veinte minutos y los cumple. Un plazo largo y cierto compra más que uno corto y falso.
③ Lo que se pega hoy en WhatsApp Business
Todo esto cabe en la aplicación que ya tiene: mensaje de bienvenida, respuestas rápidas con atajo y mensaje de ausencia. No hace falta comprar nada.
Mensaje de bienvenida (lo manda solo a quien escribe por primera vez o después de 14 días sin hablar):
Bienvenido a Sazón de Origen. Aquí le respondemos horarios, dirección, carta y domicilios al instante. Si necesita mesa para hoy o saber si queda un plato, escríbanos «MESA» y lo atiende una persona: 20 minutos fuera del almuerzo, después de las 2:30 p.m. si estamos en servicio.
Respuesta rápida /horario:
Estamos de martes a domingo. Almuerzo de 12:00 a 3:30 p.m. y noche de 6:30 a 10:00 p.m. Domingo solo almuerzo, de 12:00 a 4:00 p.m. Lunes cerrado. Sede Laureles y sede Envigado, el mismo horario.
Respuesta rápida /domicilio:
Domicilio propio en Laureles, Estadio, Floresta, Envigado centro y Sabaneta. Pedido mínimo 45.000 COP, entrega normal de 35 a 50 minutos. Fuera de esos barrios llegamos por la plataforma de reparto. Para confirmar que hoy llega a su dirección escríbanos «DOMICILIO» y le contestamos.
Respuesta rápida /carta (nombra los tres platos de la casa y no una sola promoción, para no hundir el mix de ventas; el que va primero es el que deja margen):
Le mando la carta completa. Los platos de la casa: Sancocho de tres carnes, Bandeja de la casa y Trucha al ajillo. Los precios van de 28.000 a 72.000 COP.
Respuesta rápida /reserva (pide tres datos y ni uno más, y dice la hora de salida esperada — que es lo que protege la rotación de mesas):
Con gusto le apartamos. Necesito fecha, hora y cuántos cubiertos. Las mesas se apartan por 90 minutos; si va a quedarse más, dígamelo y miramos. Se lo confirma una persona porque la disponibilidad cambia cada día.
Mensaje de ausencia (10:15 p.m. a 11:00 a.m., y todo el lunes):
Ya cerramos. Mañana abrimos a las 12:00 y le respondemos desde las 11:00 a.m. Si es un pedido para mañana, déjelo escrito aquí con la hora y lo confirmamos apenas abramos.
Ninguno de estos seis textos dice si hay mesa, si queda sancocho ni si el domicilio llega hoy: los cuatro que dependen del día de hoy salen por la palabra clave y los recoge una persona.
El ejemplo completo tiene 2 parte(s) más: se ven dentro de la biblioteca, con su cuenta.