Ejemplo de resultado
Constructor de Campañas para Eventos de Restaurantes
El dueño pidió esto:«Quiero llenar los jueves en la noche con algún tipo de evento. Tengo salón para 60 personas y un equipo de 24.»
① El evento y su tabla de cupos
Cena de origen: una región de Colombia al mes, primer jueves, 7:30 p.m. Se descartaron dos formatos porque ninguna de sus razones de consumo los pide: la noche de música en vivo, que sube el costo fijo sin subir la silla, y el after office, porque su cliente almuerza entre semana y no cena a las 6. El almuerzo de martes a viernes y el domingo al mediodía ya se llenan solos; el jueves en la noche está flojo, y ahí un evento suma en vez de canibalizar.
El salón sienta 60 en el plano y sirve cómodo a 45 cubiertos con menú de cuatro tiempos: seis mesas de seis y tres de tres, atendidas por las 9 personas de operación que quedan en esta sede —las otras 9 sostienen la segunda— más 2 refuerzos de montaje. El tope quedó en 45 cupos y se fijó antes del cartel.
| Concepto | Cupos | Precio por persona | Costo por cubierto | Margen en dinero |
|---|---|---|---|---|
| Menú de origen, 4 tiempos | 38 | 68.000 COP | 21.100 COP | 1.782.200 COP |
| Maridaje de 3 copas, opcional (lo toman 4 de cada 10, supuesto) | 15 | 26.000 COP | 8.300 COP | 265.500 COP |
| Cortesía de bienvenida, limonada de corozo | 38 | 0 COP | 1.800 COP | −68.400 COP |
| Total de la noche a 38 cupos | 38 | — | — | 1.979.300 COP |
El precio por persona vive dentro de la carta (28.000 a 72.000 COP) y el food cost del menú queda en 31%, bajo el tope de 32% de la casa. La nómina del montaje se presupuesta aparte y no toca el plato: 2 auxiliares por 6 horas (420.000 COP), horas extra de cocina y lavado (260.000 COP), menaje alquilado y decoración de la región (180.000 COP) e impresión de la carta de la noche (120.000 COP). Son 980.000 COP, todos supuestos hasta que usted los confirme contra la nómina real.
Punto de equilibrio: 22 cupos de 45. Cada cupo deja 45.100 COP de margen de contribución una vez pagada la cortesía, así que del cupo 23 en adelante la noche empieza a dejar. A 38 cupos la utilidad queda en 999.300 COP y la silla del evento factura cerca de 78.300 COP contra los 48.000 COP del ticket promedio: 30.300 COP más por silla, en la franja que hoy está muerta. Cifras ilustrativas, levantadas con los datos que usted entregó.
② Anticipación contra esfuerzo
La matriz no decide por gusto sino por dos cosas que sí se miden: con cuánta anticipación entra la solicitud y cuántas manos pide el montaje.
| Montaje liviano (basta la brigada de la noche) | Montaje pesado (pide manos extra) | |
|---|---|---|
| Con 6 a 8 semanas | Al calendario fijo. La cena de origen del primer jueves: 6 semanas de venta anticipada, tope de 45 cupos y la región del mes decidida el lunes anterior al arranque. Es la única que se repite sola. | Una vez al año, con 8 semanas. La fecha comercial fuerte de Medellín —agosto, la Feria de las Flores— se diseña con 8 semanas, se cotiza con 50% de anticipo y no se monta el mismo mes en que ya hay dos cenas de origen. |
| Con menos de 2 semanas | Se cotiza en menos de 4 horas. Privado de 12 a 24 personas sobre la carta corta, en el salón o despachado por el domicilio propio: la cotización sale el mismo día y el anticipo se cobra dentro de las 48 horas siguientes a la aceptación. Quien contesta primero cotiza contra nadie. | Se dice que no, o se cobra. Privado de 40 personas con montaje aparte a 10 días: se ofrece otra fecha, o entra con recargo de montaje urgente del 18% y 70% de anticipo. Jamás sobre el almuerzo de martes a viernes ni sobre el domingo al mediodía. |
El criterio con el que se armó la matriz, declarado y discutible: tres jueves bien cobrados valen más que diez celebraciones que dejan la cocina cansada y el margen donde estaba. La concesión: si el salón estuviera vacío también al almuerzo, el cuadrante de abajo a la derecha se leería distinto y ese recargo del 18% sería un descuento por llenar.
③ La cotización, lista para enviar
Se envía sin editar una línea: solo entran el nombre, la fecha y el número de cupos.
| Apartado | Lo que dice la cotización |
|---|---|
| Incluye | Menú de origen de 4 tiempos por persona a 68.000 COP, cortesía de bienvenida, montaje del salón hasta 45 cubiertos, carta de la noche impresa y servicio completo por 4 horas desde la hora de inicio. |
| No incluye | Bebidas fuera del maridaje de 3 copas (26.000 COP por persona), postre traído de fuera (descorche de repostería, 6.000 COP por persona, supuesto), decoración adicional ni transporte. La barra atiende 3 horas contadas desde el primer brindis, y queda escrito aquí para que nadie lo descubra a las 11 de la noche. |
| Anticipo | 50% dentro de las 48 horas siguientes a la aceptación, por el mismo canal por donde se cotizó. La fecha no se aparta con la palabra: se aparta con el anticipo. El saldo se paga antes del primer tiempo. |
| Vigencia | 15 días calendario desde el envío. Pasados los 15 se recotiza contra el escandallo del mes, porque el precio de la trucha no espera a nadie. |
| Cambios | El número de cupos se confirma 72 horas antes y sobre ese número se factura, aunque lleguen menos. Un cambio de fecha, con 10 días de aviso, sin costo; el segundo se descuenta del anticipo. |
Guion de cierre, para quien pidió la cotización y todavía no ha pagado (se lee tal cual):
Doña Marcela, le tengo apartados los 18 cupos del jueves 4 hasta mañana al mediodía. Con el 50% —612.000 COP— la fecha queda a su nombre y le mando la carta de la noche para que la reparta entre los invitados. ¿Le paso el número de la cuenta o le llevo el datáfono a la mesa el sábado?
El ejemplo completo tiene 2 parte(s) más: se ven dentro de la biblioteca, con su cuenta.